KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (İmha Politikası), Yunus Çetinkaya Hukuk Bürosu tarafından Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (Kanun) 7. maddesi ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (Yönetmelik) uyarınca hazırlanmıştır.

İmha Politikasının amacı, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde,

• Kişisel verilerin muhafazası ve silinmesi amacıyla Kanun ve Yönetmelik'e uygun sürelerin belirlenmesi,
• Çalışan ve bağımsız yüklenicilere, kişisel verilerin hangi süre ve koşullarda saklanacağına ilişkin bilginin sağlanması,
• Tutulması gerekli kişisel verilerin Kanun ve Yönetmelik'e uygun olarak saklanmasının sağlanması,
• Tutulan kayıt ortamlarının belirlenmesi suretiyle saklanan kişisel verilere hızlı, kolay ve etkili erişimin sağlanmasıdır.

İşbu İmha Politikası'nın uygulanmasında Hukuk Büromuzun bünyesindeki tüm çalışanlar, paydaşlar ve ilgili üçüncü kişiler, İmha Politikası'na uyum ile birlikte, hukuki yönden risklerin ve yakın tehlikenin önlenmesinde, Hukuk Büromuzun tüm organ ve departmanları İmha Politikası'na uyumun sağlanmasını gözetmekle sorumludurlar.

Kanun'un 7. maddesi uyarınca, Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

İmha Politikası, Hukuk Büromuzun Kanun'un 7. maddesi ile Yönetmelik uyarınca, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin ilgili kişinin talebi üzerine Veri Sorumlusu sıfatıyla Hukuk Büromuz tarafından silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi yükümlülüğünün yerine getirilmesini sağlamak amacıyla, Hukuk Büromuz tarafından tutulan kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemlerinin dayanağını açıklamaktadır.

Hukuk Büromuz, aşağıda detayları açıklanan kayıt ortamlarında veri işleme faaliyetlerini sürdürmektedir:

• Sunucular (etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşı m vb.),
• Yazılımlar (ofis yazılımları, kurum içi portal, EBYS, VERBİS vb.),
• Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.),
• Kişisel bilgisayarlar (masaüstü, dizüstü),
• Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.),
• Optik diskler (CD, DVD vb.),
• Çıkartılabilir bellekler (USB, hafıza kartı vb.),
• Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi,
• Kağıt, 
• Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri vb.)

Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması durumunda (örneğin, kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması halinde) kişisel veriler re’sen Hukuk Büromuz tarafından imha edilmektedir.

Hukuk Büromuz tarafından işlenen kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler şunlardır:

• Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.
• Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.
• Silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirler alınmaktadır.

1. Bulut Çözümleri (Office 365, Salesforce, Dropbox) 

Bulut sisteminde veriler silme komutu verilerek silinmektedir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisi bulunmamaktadır. 

Kâğıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinmektedir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılmaktadır.

Dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinmesi veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim hakları kaldırılmaktadır. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda sistem yöneticisi olmadığına dikkat edilmektedir. 

Flash tabanlı saklama ortamlarındaki kişisel veriler, şifreli olarak saklanır ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanılarak silinir. 

Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilir.